7 Fakta Penting Mempersiapkan Reuni Akbar

7 Fakta Penting Mempersiapkan Reuni Akbar

Oleh: ADHITLAN


    Beberapa bulan lalu, saya sepakat untuk menjadi tim panitia pada reuni akbar kampus. Tujuannya tentu untuk menjalin silahturahmi dan networking antar alumni. Setelah proses yang lama, akhirnya acara tersebut sukses kami adakan. Ada hal-hal yang perlu kamu perhatikan atau penting kamu lakukan dalam membuat acara reuni akbar. Berikut ini fakta-fakta yang saya alami sendiri:


1. Panitia Panas Diawal

Pada awal terbentuknya tim, kamu akan menemukan beberapa panitia yang semangat banget diawal-awal, namun akan lumer di pertengahan. Mulai dari gak datang saat meeting, minta tolong ini itu gak dikerjain, sampai dihubungi lewat chat pun hanya di read. Akan ada saja orang-orang yang seperti itu. Kamu akan lebih butuh orang-orang yang memegang prinsip "konsisten" dalam mengerjakan sesuatu, sekalipun itu project "Thank You". Harusnya ketika meng"iya"kan segala sesuatunya harusnya dipenuhi rasa tanggung jawab untuk memenuhinya.


2. Eksklusifitas Geng atau Angkatan Paling Senior

Jangan heran kalau ada geng-geng seperti ini pada saat acara reuni nanti; geng/angkatan ini akan ngumpul ditempat tertentu dan reunian sendiri, mereka akan pakai baju desain mereka sendiri, dan malas untuk mengikuti rangkaian acara sampai selesai. Jadi tidak usah kaget dengan hal itu. Kamu butuh program khusus untuk melebur suasana seperti ini contohnya speed dating.


3. Special Guest

Biasanya dalam reuni ada beberapa guru atau dosen yang akan diundang untuk datang. Mintalah salah satu dari mereka untuk memberikan sambutan. Dan hal yg perlu diingat dan wajib dilakukan adalah jangan lupa berfoto bersama setelah beliau berpidato, karena biasanya special guest ini akan pulang dipertengahan acara. Gak mau kan acara inti kalian kepotong cuma gara-gara mereka pamitan pulang, terus banyak yang pengen minta foto, lalu ikutan bubar juga.


4. Pastikan Bekerjasama Dengan Vendor yang Profesional

Dalam sebuah acara, kita perlu vendor yang mendukung jalannya sebuah acara, seperti vendor makanan, vendor sound system & artis. Namun, terkadang untuk menyesesuaikan budget kita harus menekan pengeluaran untuk vendor-vendor tertentu. Tapi perlu diingat, tidak berarti kalian bekerjasama dengan vendor asal-asalan. Sebaiknya cek dulu portofolio vendor tesebut, bisa melalui sosial media atau website mereka.


5. On Time

Bisa dipastikan bahwa ketepatan waktu akan menjadi problem terbesar orang-orang Indonesia. Sebaiknya pikirkan juga hal ini dan bagaimana cara berimprovisasi. Ketepatan waktu juga penting untuk membuat acara berlangsung dengan lancar. Buat simulasi per acara dan perhitungkan jika terjadi kelebihan atau kekurangan waktu.


6. MC (Master of Ceremonial)

Jangan pernah menyepelekan MC, 90% acara akan benar-benar hidup bila MC nya tepat dan profesional. Pilihlah MC yang sudah terbiasa atau memiliki jam terbang tinggi.


7. Makanan

Makanan yang enak tentu menjadi alasan pertama untuk memilih vendor. Tapi penentuan jumlah makanannya pun harus bisa disiasati. Bila memesan makanan prasmanan, pesanlah makanan 3/4 dari jumlah peserta yang akan datang. Contoh; bila yang mendaftar reuni akbar tersebut 300 orang maka pesanlah untuk 250-270 orang saja. Karena walaupun sudah daftar, bisa dipastikan tidak akan datang sampai 100%, apalagi lebih. Reuni bukanlah sesuatu yg urgent bagi sebagian orang, akan ada saja alasan untuk tidak bisa menghadiri secara mendadak.

Komentar

Belum Ada Komentar

Tambahkan Komentar